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Inhalt

Abrechnung

Unter dem Navigationspunkt Abrechnung finden Sie die Möglichkeit zur Erfassung von AB-Belegen. Die Masken stehen allen Depotmitarbeitern, die als Benutzer im System hinterlegt und von der Depotleitung mit dem entsprechenden Recht ausgestattet worden sind, zur Verfügung.

Pflichtfelder sind mit einem * markiert.

Status

Jeder Beleg kann zu einem Zeitpunkt genau einen Status haben.

• Erstellt

  Dieser Eintrag wurde von Ihrem Depot aus unter Erfassung angelegt.
• In Prüfung

  Sobald Sie den Beleg mit der Schaltfläche an Sänger übertragen haben, befindet er sich im Status In Prüfung und wird in Kürze von einem Sänger-Mitarbeiter bearbeitet.
• Zur Korrektur

  Dieser von Ihrem Depot bereits an die Firma Sänger übertragene Eintrag wurde zur Korrektur an Ihr Depot zurückgeschickt.
• Korrigiert

  Ein von Sänger zur Korrektur zurück gesendeter Beleg wurde auf Depot-Seite korrigiert und kann jetzt erneut an Sänger übertragen werden.
• Bereit zur Abrechnung

  Der Beleg wurde von einem Sänger-Mitarbeiter geprüft und akzeptiert und kann nun von einem Sänger-Mitarbeitern zur Abrechnung ausgewählt werden.
• In Abrechnung

  Der Beleg wurde für den nächsten Abrechnungslauf markiert. Dieser Lauf ist noch nicht gestartet.
• Nicht abrechnungsfähig

  Dieser Beleg ist von einem Sänger-Mitarbeiter als nicht abrechnungsfähig markiert worden – beachten Sie den Kommentar des Sänger-Mitarbeiters am Beleg.

  Als Depot-Mitarbeiter müssen Sie die Ablehnung akzeptieren oder eine Korrektur zurück an Sänger schicken.
• Nicht abrechnungsfähig (NAF)

  Wenn Sie die Angabe des Sänger-Mitarbeiters, das dieser Beleg nicht abrechnungsfähig ist, akzeptieren, erhält der Beleg den Status Nicht abrechnungsfähig (NAF).
• Abgerechnet

  Der Abrechnungslauf ist durchgelaufen. Ihr Beleg wurde abgerechnet.
• Erneut erstellt

  Wenn Sie einen bereits abgerechneten Beleg korrigieren, wird der alte Datensatz zurückgesetzt und ein Korrekturdatensatz angelegt. Dieser hat den Status Erneut erstellt.

Auswahl der Belegnummer

Für die Auswahl der entsprechenden Belegnummer gibt es zwei Steuerelemente, die je nach Anwendungsfall zum Tragen kommen:

Die Auswahlbox

Die Tab-Auswahl

Unterhalb des Hauptnavigationspunktes Abrechnung finden Sie die nachfolgend beschriebenen Funktionen: Erfassung, Bearbeitung, Gesendet und Archiv. Erst nachdem Sie einen dieser Funktionen ausgewählt haben, geben Sie an, welche AB-Belegsnummer Sie bearbeiten möchten.

Erfassung

Die Erfassung bietet Ihnen die Möglichkeit neue Abrechnungsbelege zu erfassen.

Da sich die Formulare der jeweiligen Beleg-Nummern unterscheiden, ist das Formular beim Laden der Seite ausgeblendet und wird erst nach einem Klick auf Auswählen angezeigt.

Das Bildschirmfoto zeigt exemplarisch das Formular zur Beleg-Nummer 269.

Details zu den Belegen finden Sie ebenfalls in diesem Handbuch.

Beachten Sie den . Bei einem Klick auf Speichern wird der Datensatz gespeichert und Sie werden zurück zur Belegnummer-Auswahl geleitet, oder …

Speichern und neu

Zudem bietet Ihnen der Button die erweiterte Möglichkeit zum Speichern mit Weiterleitung auf eine leere Erfassmaske, so dass direkt einen weiteren Beleg gleicher Belegnummer erfassen können.

Hinweis

Anhänge vom Typ Rechnung des Beleges mit der Belegnummer 269 werden automatisch für die Erfassung des nächsten Beleges übernommen und müssen somit nicht erneut angehangen werden.

In Bearbeitung

In der Tabelle finden Sie alle Belege, die Ihr Depot zur Zeit in Bearbeitung hat. Diese Belege wurden noch nicht an die Firma Sänger übertragen oder wurden Ihnen zur Korrektur zurückgesandt.

Über das Stift-Icon können Sie den Beleg aufrufen und nachträglich Änderungen durchführen.

Sobald Sie die Erfassung / Bearbeitung eines Beleges abgeschlossen haben, geben Sie ihn mit einem Klick auf zur Übermittlung frei und der Eintrag wird in die Tabelle unter Gesendet verschoben.

Zur Korrektur

Eine Korrektur kann bei Ihnen aus zwei Gründen wieder erscheinen.

Im ersten Fall hat der Sänger-Mitarbeiter Fehler in den Kopfdaten (Vorgangsnummer, Versender, etc.) oder den Anhängen festgestellt und den Beleg ohne individuelle Prüfung der Detaildaten (Belegnummer bezogene Angaben) abgelehnt.

Im zweiten Fall sind die Kopfdaten genehmigt worden, doch bei den Detaildaten gab es Unstimmigkeiten.

Bitte beachten Sie, dass Sie Änderungen (Kommentare, geänderte Werte) speichern und den Beleg erneut über die Schaltfläche an Sänger übermitteln müssen.

Kopfdaten abgelehnt

Wurde Ihr Beleg von Seiten Sänger abgelehnt, erhalten Sie einen Hinweis und können weiterführende Informationen über Kommentare anzeigen aufrufen.

Sie haben direkt die Möglichkeit Feedback zu geben.

Hinweis

Beachten Sie, dass Ihr Kommentar erst beim Speichern des Beleges übernommen wird und sie beliebig viele Kommentare verfassen können.

Detaildaten abgelehnt

Beispielhaft an einem Beleg 017 sehen Sie, dass Minuten und Kilometer von einem Mitarbeiter der Firma Sänger korrigiert wurden und Sie den Vorschlagswert übernehmen können – klicken Sie dazu auf . Das Feld Anfahrt wurde genehmigt und kann somit an dieser Stelle nicht mehr verändert werden.

Nicht abrechnungsfähig

Das Bildschirmfoto links zeigt zwei Einträge, die vom Prüfer als nicht abrechnungsfähig markiert wurden.

Über gelangen Sie zur Detailseite, auf der Sie weitere Informationen, wie den Ablehnungsgrund, erfahren.

Detailseite

Auf der Detailseite müssen Sie die Entscheidung des Prüfers akzeptieren oder wenn Sie der Meinung sind, dass es sich um eine Fehlentscheidung handelt, diese ablehnen.

Über Kommentare anzeigen lassen Sie sich den Ablehnungsgrund anzeigen lassen und können am unteren Seitenrand akzeptieren. Der Vorgang ist damit abgeschlossen und der Beleg verschwindet aus der vorherigen Ansicht der zu bearbeitenden Belege.

Sollte es sich um eine Fehlentscheidung handeln, müssen Sie vor dem Ablehnen auf den Kommentar des Prüfers antworten. Ein Klick auf ablehnen schließt des Vorgang ab und der Beleg verschwindet aus der vorherigen Ansicht der zu bearbeitenden Belege.

In Prüfung (Gesendet)

In der Tabelle finden Sie alle Belege, die Sie bereits an die Firma Sänger übermittelt haben und die dort noch nicht geprüft wurden.

Genehmigt die Firma Sänger einen Beleg, finden Sie diesen im Archiv wieder. Lehnt die Firma Sänger einen Beleg ab, wird dieser – mit Kommentaren versehen – wieder unter In Bearbeitung aufgelistet.

Archiv

Sobald ein Beleg von der Firma Sänger genehmigt wurde, wird der Beleg von Gesendet in Archiv verschoben und hier aufgelistet. Am unteren Tabellenrand finden Sie die Export-Funktion. Mit dieser laden Sie sich den aktuellen Stand des Archives im CSV-Format auf Ihren Computer. Um die Auswahl zu beschränkten, verwenden Sie die Filter-Möglichkeiten bei den Spalten-Überschriften.

Korrektur und Storno

Sollte Ihnen im Nachhinein ein Fehler auffallen, haben Sie zwei Möglichkeiten den bereits abgerechneten Beleg zu korrigieren. In beiden Fällen müssen Sie Ihre Aktion erneut bestätigen. Bei der Korrektur werden Sie direkt zur Eingabemaske weitergeleitet – Ihre alten Eingaben werden vorgeblendet und können nun von Ihnen angepasst werden. Beim Storno wird die Ansicht des Archives aktualisiert.

Trapo-WE AB-Nummern